Kontu on pirkanmaalainen yritys, joka tarjoaa ympärivuorokautista palveluasumista, yhteisöllistä palveluasumista, palveluohjausta sekä lounasravintola- ja ateriapalveluja Tampereella ja Nokialla. Yrityksellä on kolme ympärivuorokautista kotia ja yksi yhteisöllistä asumista tarjoava yksikkö iäkkäille, sekä kaksi ruoanvalmistuskeittiötä, jotka toimivat myös lounasravintoloina. Kontukodissa on käytetty Kiwa Complyä marraskuusta 2022 asti.
– Konnun taustalla on kaksi.nolla Oy, joka tekee yhteiskunnallisesti tärkeää työtä ikäihmisten hoivan parissa. Tavoitteena on kehittää ikäihmisten hoivan laatua ja heidän kanssaan työskentelevän henkilöstön työtä ja hyvinvointia. Käytännössä kaikki tekemisemme on sidottu laatuun. Valitsimme Complyn, koska meillä oli tarve rakentaa laatujärjestelmä, jolla parantaa tekemämme työn rakennetta ja saada kaikki tehty työ näkyväksi, kertoo Minna Hietanen (laatujohtaja).
Konnun toiminnan tavoite on selvä: sen ytimessä on tukea asukkaidensa toimintakykyä ja mahdollistaa heille mahdollisimman omannäköinen elämä. Konnussa ei hoideta vain sairautta, vaan ollaan kiinnostuneita asukkaista kokonaisvaltaisesti: heidän elämäntarinastaan, arvoistaan ja voimavaroistaan. Vaikka neljä Kontukotia saavatkin olla asukkaidensa näköisiä, toiminnan taustalla vaikuttavat erilaiset lait, asetukset ja sopimukset, joita pitää noudattaa. Konnussa Kiwa Complystä haluttiinkin ratkaisu myös laatukäsikirjan laatimiseen.
– Vaikka kotimme ovat asukkaidemme koteja eikä niiden tarvitse olla prikulleen samanlaisia, on tiettyjä asioita, jotka meidän pitää tehdä kuitenkin kaikissa yksiköissämme samalla tavalla ja niistä pitää olla ohjeistukset ja prosessit, Hietanen selittää Lisäksi Complyn valinnan taustalla vaikutti Kontukodin tavoite sertifioitua.
– Hoivapalveluja kilpailutetaan säännöllisesti ja jossain vaiheessa voi olla edessä, että palvelusopimuksissa edellytetään, että yritys on sertifioitu. Tämä oli siis meille hyvä kohta lähteä tekemään tätä projektia, Hietanen kertoo.
Kiwa Comply™ yhdistää Konnun arjen standardin vaatimuksiin
Complyn käyttöönoton jälkeen Kontu on rakentanut laatujärjestelmäänsä ISO 9001 -standardin mukaiseksi. Ratkaisun käyttö on ollut helppoa alusta asti, ja Konnussa on huomattu, miten Comply yhdistää standardin vaatimukset jokapäiväiseen työhön.
– Pääsimme Complyn toimintaan ja logiikkaan tosi hyvin sisään. Voimme linkittää monia jo käytössä olevia dokumentteja suoraan Complyyn ja täyttää sillä tavalla standardin vaatimukset. Kaikkea ei tarvitse tehdä erikseen vaan voimme hyödyntää sitä työtä, jota teemme arjessamme muutenkin, kertoo Hietanen.
Vaikka Kiwa Comply™ on tehty helpottamaan usein vaikeaselkoisiksi moitittujen standardien ymmärtämistä, Kontukodissa ei vältytty pieneltä alkukankeudelta, joskin se selätettiin nopeasti.
– Halusimme varmistaa, että olimme varmasti ymmärtäneet oikein ja siksi käytimme varsinkin alussa aikaa terminologian ymmärtämiseen ja siihen, mikä juuri meille sopii, koska tarjoamme tuotteiden sijaan palveluita. Saimme kuitenkin aina tarvittaessa apua Complyn tiimiltä ja varmistusta sille, että olimme oikeilla jäljillä, Hietanen selittää.
Konnussa hyödynnettiin myös Complyn konsultointipalvelua. Konsultointitapaaminen järjestettiin, kun ratkaisua oltiin jo ehditty käyttää ja sen toimintaan ehditty perehtyä itsenäisesti riittävän kauan.
– Parin tunnin konsultointitapaaminen siinä vaiheessa oli erittäin hyödyllinen. Saimme tapaamisesta paljon irti, koska tiesimme mistä on kyse ja osasimme kysyä juuri meille olennaisia asioita, kertoo Hietanen.
Konsultointitapaamisen tärkein anti Konnulle oli, että se vahvisti luottamusta omaan osaamiseen ja siihen, että suunta oli ollut oikea heti Complyn käyttöönotosta lähtien. Lisäksi konsultointitapaaminen kirkasti monien ratkaisun ominaisuuksien, kuten vuosikellon, hyödyntämistä entisestään. Myös Complyn konsultti saa kiitosta.
– Konsultti oli äärettömän kannustava ja todellakin halusi auttaa meitä kaikin tavoin. Konsultointitapaamisessa oli hieno huomata, että olimme alusta lähtien tehneet ihan oikeita asioita, Hietanen kiittelee.
Valitsimme Complyn, koska meillä oli tarve rakentaa laatujärjestelmä, jolla parantaa tekemämme työn rakennetta ja saada kaikki tehty työ näkyväksi.
Minna Hietanen
Laatujohtaja
Konnun tavoitteena on ISO 9001 -sertifikaatti Complyn avulla
Konnun tavoitteena on sertifioitua vuoden 2026 aikana. Sitä ennen yrityksessä jatketaan laatutyön ja laatukäsikirjan tekemistä, hiotaan ja kuvataan prosesseja sekä tehdään sisäisiä auditointeja.
Laatujärjestelmän rakentaminen alusta asti ja matka sertifioitumista kohti voi kuulostaa työläältä ja monimutkaiselta, joka kuormittaa hallinnon lisäksi myös muuta henkilöstöä. Kontukodissa Complyllä on kuitenkin vain kolme käyttäjää, jotka ovat vastanneet projektin etenemisestä, eikä työ ole valunut hallinnon ulkopuolelle.
– Sisäisten auditointien tekemisen jälkeen olemme käyneet kodeissa ja sopineet kodinjohtajien kanssa tarvittavista toimenpiteistä, kertoo Hietanen.
Säännöllisiä hallinnon palavereita Kontukodissa on järjestetty aina, mutta Complyn käytön myötä johdonkatselmukset ovat parantuneet, kun uusia prosesseja on luotu ja vanhoja parannettu.
– Ennen sovittujen asioiden toteuttaminen jäi enemmän kodinjohtajien varaan, mutta Complyn käytön myötä tehostuneet prosessit ovat tehneet toimenpiteiden seuraamisesta säännöllisempää ja tarkempaa, Hietanen selittää.
– Haluamme tehdä asiat mahdollisimman helpoksi koteihin, jotta kodinjohtajat pystyvät keskittymään itse asiaan, eli olemaan niitä esihenkilöitä, jotka ovat lähellä asukasta, heidän läheisiään ja meidän työntekijöitämme, Hietanen lisää.
Konnussa koko henkilöstöllä on jo nyt käytössään laatukäsikirja yrityksen intranetissä, ja lopulta laatujärjestelmän rakentamisella tulee olemaan hyviä vaikutuksia koko yrityksen toimintaan.
– Complyn käyttö on auttanut meitä kiinnittämään oikeisiin asioihin huomiota, olemme saaneet selkeytettyä prosesseja sekä vahvistettua laatua ja tehtyä sitä näkyvämmäksi. Lisäksi Complyn käyttö on tuonut toimintaamme lisää suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta, kertoo Hietanen.
Laatujärjestelmän rakentaminen on ollut Konnussa opettavainen ja hyödyllinen projekti, jossa Kiwa Complyllä on ollut olennainen rooli.
– Näen, että ilman Complyä tällainen laatujärjestelmä olisi ollut mahdotonta rakentaa, Hietanen kiteyttää.
Pääsimme Complyn toimintaan ja logiikkaan tosi hyvin sisään. Voimme linkittää monia jo käytössä olevia dokumentteja suoraan Complyyn ja täyttää sillä tavalla standardin vaatimukset. Näen, että ilman Complyä tällainen laatujärjestelmä olisi ollut mahdotonta rakentaa.
Minna Hietanen
Laatujohtaja