Mitä tarkoittaa integroitu johtamisjärjestelmä?
Organisaation johtamisessa tarkastellaan luonnostaan useita eri näkökulmia. Tavoitteita asetetaan esim. toiminnan jatkuvuuden ja kannattavuuden, asiakastyytyväisyyden, henkilöstön tyytyväisyyden, työturvallisuuden, tietoturvallisuuden, ympäristön ja energiatehokkuuden näkökulmista. Tavoitteena voi myös olla toiminnan sujuvuus ja tehokkuus. Johtamiseen on siten integroitu useita eri näkökulmia.
Hallintajärjestelmästandardit
Hallintajärjestelmästandardit ovat johtamisen hyviä käytäntöjä, joita hyödyntämällä voidaan ottaa käyttöön tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavat prosessit ja mm. varmistaa resurssien riittävyys. Hallintajärjestelmästandardeja on useita, ja käyttöön otettavien standardien valinnalle voi olla useita eri syitä, esim. asiakasvaatimukset, organisaation tarve tai vaikka markkinatilanne.
Kun organisaatiossa hyödynnetään useita hallintajärjestelmästandardeja, puhutaan yleensä johtamisjärjestelmästä tai toimintajärjestelmästä. Tällöin kyseessä on hallintajärjestelmien integrointi.
Eri hallintajärjestelmien integroiminen tarkoittaa sitä, että eri johtamisen osa-alueet (laadunhallinta, ympäristöasioiden hallinta, jne.) integroidaan organisaation johtamisvastuisiin sekä liiketoimintajärjestelmään ja liiketoimintaprosesseihin eikä johtamisesta irrallisena olevaksi järjestelmäksi.
Eri hallintajärjestelmien integroiminen tarkoittaa sitä, että eri johtamisen osa-alueet (laadunhallinta, ympäristöasioiden hallinta, jne.) integroidaan organisaation johtamisvastuisiin sekä liiketoimintajärjestelmään ja liiketoimintaprosesseihin eikä johtamisesta irrallisena olevaksi järjestelmäksi.
Integroinnin hyödyt
Integroitu johtamisjärjestelmä tuo mukanaan useita etuja. Integroimalla johtamiseen useampi eri hallintajärjestelmä voidaan tehokkaasti hyödyntää standardien yhteisiä elementtejä. Näitä ovat organisaation toimintaympäristön ja sidosryhmien odotuksien ymmärtäminen, johtajuus, riskien ja mahdollisuuksien käsittely, tukitoiminnot, mm. pätevyydet ja viestintä, toiminnan suunnittelu ja ohjaus, mittaaminen ja analysointi, sisäinen auditointi ja johdon katselmus sekä jatkuva parantaminen.
Hallintajärjestelmästandardeihin sisältyy myös standardikohtaisia erityispiirteitä, joita on hyvä harkita käyttöönotettavia standardeja valitessa.
Integrointi tuo mukanaan myös resurssi- ja kustannussäästöjä, kun esim. sisäisissä auditoinneissa ja johdon katselmuksissa voidaan huomioida samanaikaisesti useita eri näkökulmia. Näkökulmien integrointi liiketoimintaprosesseihin puolestaan helpottaa johtamisjärjestelmän jalkauttamista ja edistää yhteisiä toimintamalleja. Tehokkaalla integroidulla johtamisjärjestelmällä estetään toiminnan siiloutumista, irrallista näennäistä johtamisjärjestelmää sekä edistetään prosessimaista toimintamallia ja toiminnan jatkuvaa parantamista.
Yhtenäinen dokumentointi ja raportointi tuo johtamiseen järjestelmällisyyttä ja tehokkuutta sekä helpottaa asioiden omaksumista ja päätöksien tekemistä.
Integroidun johtamisjärjestelmän haasteita
Integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönotto voi tuoda mukanaan useita haasteita, vaikka samalla se tarjoaa myös lukuisia etuja. Alla on joitakin yleisiä haasteita, jotka organisaatiot voivat kohdata integroidun johtamisjärjestelmän rakentamisessa ja implementoinnissa:
Monimutkaisuus
Useiden standardien ja järjestelmien integrointi voi olla monimutkaista. Organisaation on ymmärrettävä eri standardien vaatimukset ja pyrittävä luomaan yhtenäinen ja johdonmukainen järjestelmä.
Resurssien tarve
Integroitu johtamisjärjestelmä vaatii resursseja suunnitteluun, käyttöönottoon, koulutukseen ja ylläpitoon. Organisaatiolla on oltava riittävät taloudelliset ja henkilöresurssit tämän varmistamiseksi.
Organisaatio- kulttuurin muutos
Integroidun järjestelmän käyttöönotto voi vaatia organisaatiokulttuurin muutosta. Henkilöstön on ehkä sopeuduttava uusiin käytäntöihin ja toimintamalleihin.
Muutosvastarinta
Työntekijät tai johto saattavat vastustaa muutosta. Selkeä viestintä ja asianmukainen koulutus voivat auttaa voittamaan vastarintaa.
Auditointiprosessit
Auditointiprosessit voivat olla monimutkaisempia, kun useita standardeja ja järjestelmiä on otettu käyttöön. Organisaation on varmistettava, että sen auditointiprosessit ovat tehokkaita ja kattavia. Myös auditoijien hallintajärjestelmäkohtainen osaaminen ja integroidun johtamisjärjestelmän konseptin ymmärtäminen nousevat aiempaa merkittävimmiksi tekijöiksi.
Dokumentaation päivitystarpeen lisääntyminen
Integrointi voi johtaa dokumentaation päivitystarpeen lisääntymiseen, mikä voi tuntua ylimääräisenä työmääränä. Toisaalta tehty työ vähentää dokumenttien määrää, kun samoihin dokumentteihin voidaan integroida erilaiset johtamisen näkökulmat. On tärkeää, että dokumentointi on jäsenneltyä ja helposti saatavilla.
Standardien päivitykset
Standardien päivitykset voivat aiheuttaa ylimääräistä työtä ja vaatia järjestelmän päivittämistä. Organisaation on pysyttävä ajan tasalla standardien muutoksista ja sopeuduttava niihin tarvittaessa.
Pienet organisaatiot
Pienet organisaatiot saattavat kohdata erityisiä haasteita integroidun järjestelmän käyttöönotossa, resurssien rajallisuudesta johtuen.
Jatkuvan parantamisen haasteet
Jatkuvan parantamisen periaatteen ylläpitäminen voi olla haaste. Organisaation on omaksuttava kulttuuri, joka kannustaa jatkuvaan parantamiseen kaikilla tasoilla.
Yhteensopivuusvaatimukset
Eri standardien yhteensopivuusvaatimusten ymmärtäminen ja täyttäminen voi olla haaste sekä johdolle, järjestelmän vastuuhenkilöille, että myös sisäisille auditoijille. Organisaation on varmistettava, että integroitu järjestelmä täyttää kaikkien sovellettavien hallintajärjestelmästandardien vaatimukset.
Nämä haasteet eivät ole välttämättä esteitä, mutta niiden tiedostaminen ja suunnitteleminen auttavat organisaatiota käsittelemään niitä tehokkaammin ja varmistamaan integroidun johtamisjärjestelmän menestyksekkään käyttöönoton.
Integrointiprosessi
Integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönotto on monivaiheinen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua, johtajuutta ja sitoutumista.
Ohessa on vaiheittainen opas integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönotolle.
Huomioi, että integroidun johtamisjärjestelmän ylläpitäminen on dynaaminen prosessi, ja siihen voi liittyä muutoksia organisaation tarpeiden ja tavoitteiden kehittyessä. Jatkuva viestintä, koulutus ja sitoutuminen ovat avaintekijöitä menestyksekkään integroidun johtamisjärjestelmän ylläpitämisessä.
1. Tarpeen arviointi ja suunnittelu
Arvioi organisaation tarpeet ja määrittele, mitkä hallintajärjestelmät (esim. laatu, ympäristö, tietoturvallisuus) integroidaan.
Varmista johdon sitoutuminena riittävät resurssit käyttöönottoprosessille.
Laadi suunnitelma käyttöönoton vaiheista ja aikataulu.
2. Tietoisuuden lisääminen
Järjestä koulutusta organisaation jäsenille ja ota heidät mukaan järjestelmän rakentamiseen. Mukaan on hyvä osallistaa eri liiketoiminta-alueet ja erilaiset tehtävät. Selitä, miksi integroitu järjestelmä otetaan käyttöön ja mitä etuja se tuo.
3. Johtamisjärjestelmän suunnittelu
Laadi suunnitelma integroidun johtamisjärjestelmän rakentamiseen, joka kattaa kaikki integroitavat osa-alueet.
Määrittele organisaatiorakenteeseen liittyvät vastuut ja roolit.
4. Dokumentointi
Luo ja päivitä tarvittavat dokumentit, kuten politiikat, prosessikuvaukset ja toimintaohjeet.
Varmista, että dokumentit ovat helposti saatavilla ja ymmärrettäviä.
5. Koulutus
Tarjoa koulutusta kaikille, jotka ovat mukana järjestelmän rakentamisessa, käyttöönottamisessa ja edelleen kehittämisessä.
Tunnista avainhenkilöt ja tarjoa heille koulutusta valitusta tai valituista hallintajärjestelmänäkökulmista.
6. Pilotointi
Pilotoi integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönottaminen valitulla alueella.
Kerää palautetta ja tunnista mahdolliset parannuskohteet.
7. Seuranta ja arviointi
Käynnistä järjestelmän seuranta ja mittarointi.
Suorita sisäiset auditoinnit säännöllisesti.
Arvioi organisaation toimintaa suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja kriteereihin.
8. Jatkuva parantaminen
Kerää palautetta ja ehdotuksia käyttäjiltä.
Käytä jatkuvan parantamisen periaatetta toiminnan tehokkuuden ja prosessien kehittämiseksi.
9. Sertifiointi
Jos organisaatio tavoittelee sertifioitua johtamisjärjestelmää, hanki ulkopuolinen sertifiointiorganisaatio suorittamaan arviointi.
10. Viestintä
Viesti avoimesti järjestelmän edistymisestä ja saavutuksista.
Vahvista henkilöstön osallistumista ja sitoutumista järjestelmään.
11. Integroidun johtamisjärjestelmän ylläpitäminen
Luo suunnitelma johtamisjärjestelmän pitkän aikavälin ylläpitämisestä ja järjestelmän jatkuvasta kehittämisestä.
Viesti avoimesti johtamisjärjestelmän vaikutuksista ja osallista henkilöstö muutoksiin.
Oikein valituilla organisaation toimintaan soveltuvilla hallintajärjestelmillä voidaan edistää organisaation jatkuvaa menestymistä toiminnassaan.
Yhteenveto
Integroidut johtamisjärjestelmät ovat tehokas strategia organisaatioiden toiminnan tehostamiseksi ja useiden laatu-, ympäristö- ja turvallisuusstandardien noudattamiseksi samanaikaisesti. Tämä lähestymistapa tarjoaa monia etuja, kuten:
Tehokkuus ja kustannussäästöt: Vähentää päällekkäisyyksiä ja tehostaa prosesseja, mikä johtaa kustannussäästöihin.
Kokonaisvaltainen näkemys: Mahdollistaa kokonaisvaltaisen näkemyksen organisaation suorituskyvystä.
Riskienhallinta: Parantaa riskienhallintaa integroimalla erilaiset näkökulmat.
Sidosryhmien tyytyväisyys: Täyttää erilaisten sidosryhmien odotukset ja vaatimukset.
Jatkuvan parantamisen kulttuuri: Edistää jatkuvan parantamisen kulttuuria kaikilla organisaation tasoilla.
Ympäristövastuullisuus: Vähentää toiminnan negatiivisia ympäristövaikutuksia ja tukee kestävää liiketoimintaa.
Korkeampi laatu: Parantaa tuotteiden ja palveluiden laatua sekä asiakastyytyväisyyttä.
Tietoturvallisuus: Varmistaa tietoturvallisuuden ja suojaa kriittistä tieto-omaisuutta.
Integroidut johtamisjärjestelmät vaativat huolellista suunnittelua, johtajuutta ja sitoutumista, mutta niiden asianmukainen käyttöönotto voi tuoda merkittäviä pitkän aikavälin etuja organisaatiolle, lisätä kilpailukykyä ja varmistaa sidosryhmien luottamuksen säilymisen.
Lähteet:
* SFS laadunhallintakomitea SFS/SR105
* Sisäisen auditoinnin koulutus, Kiwa Impact Oy
* ChatGPT 3.5